* ترتیب قرار دادن اطلاعات در پرونده
مستندات و مدارک باید بر اساس مواد چهارگانه به صورت جداگانه در پرونده قرار داده و مشخص شوند، به ترتیب مستندات ماده یک (فرهنگی – تربیتی و اجتماعی)، ماده ۲ (آموزشی)، ماده ۳ ( پژوهشی – فناوری) و ماده ۴ (علمی – اجرایی)
* اطلاعات مورد نیاز در لوح فشرده ( CD )
اطلاعات موجود در لوح فشرده ( CD ) که بر روی پررونده ارتقا قرار می گیرد، با توجه به اینکه در جلسه های هیات ممیزه آموزشی و هیات ممیزه مورد استفاده قرار می گیرند باید با دقت تهیه شوند .
این اطلاعات خلاصه ای از کل پرونده را شامل می شوند و عبارتند از پاورپوینت، جدول مقاله ها، جدول فعالیت های اجرایی و چک لیست ماده سه
بر روی هر مقاله باید مهر زده و امتیازبندی آن درج گردد و بر اساس جدول مقاله ها شماره گذاری و به همان ترتیب شماره گذاری شده در جدول، در بخش ماده سه قرار داده شوند .
لازم به ذکر است که هر تغییری در پرونده و جدول امتیازات باید همراه با به روزرسانی لوح فشرده ( CD ) به دبیرخانه هیات ممیزه تحویل گردد، در غیر این صورت پرونده ناقص و غیرقابل مطرح شدن در جلسه قلمداد می شود.
* دانلود فایل های مورد نیاز در لوح فشرده:
ضروری است در لوح فشرده ( CD ) که به همراه پرونده ارسال می گردد تمامی فایل های زیر قابل مشاهده باشد :
فایل کامل ارتقا ...... اینجا دانلود
فایل چک لیست ماده ۳ جهت اعضای هیات علمی آموزشی (ارتقا به دانشیاری) ...... اینجا دانلود
فایل چک لیست ماده ۳ جهت اعضای هیات علمی آموزشی (ارتقا به استادی) ...... اینجا دانلود
فایل پاورپوینت ...... اینجا دانلود
لازم به ذکر است که در صورت ایجاد هرگونه تغییری در طول مراحل مختلف بررسی، در پرونده باید لوح فشرده به روزرسانی و تحویل مجدد گردد.
* اسناد در چه زونکنی جمع آوری و تحویل گردد
با توجه به اینکه از لحظه دریافت پرونده در دبیرخانه تا طی مراحل تصویب ارتقا، مستنداتی به پرونده افزوده می گردد باید برای تشکیل پرونده از زونکن هایی استفاده گردد که :
۱. صفحات قابلیت جابجایی داشته باشند.
۲. هر یک از مستندات در کاور نایلونی و سپس در زونکن قرار داده شود.
۳. در صورتیکه مستندات زیاد هستند در بیش از یک زونکن قرار داده شوند.
